Hoàn thiện công tác xử lý vi phạm hành chính trong hoạt động công chứng: Thực trạng, thách thức và giải pháp — Trường hợp TP. Hồ Chí Minh

1. Mở đầu

Trong bối cảnh giao dịch dân sự và thị trường bất động sản tăng trưởng nhanh tại TP. Hồ Chí Minh, hoạt động công chứng phát triển mạnh cả về số lượng lẫn tính chất phức tạp của hồ sơ. Điều này kéo theo nhiều thách thức trong công tác quản lý, thanh tra và xử lý VPHC. Việc hoàn thiện cơ chế xử lý là cần thiết để đảm bảo trật tự, kỷ cương hành chính, đồng thời bảo vệ uy tín nghề công chứng và quyền lợi hợp pháp của người dân.

2. Cơ sở pháp lý và khung phân tích

Hoạt động xử lý VPHC trong lĩnh vực công chứng được điều chỉnh bởi Luật Công chứng năm 2024 (số 46/2024/QH15), Luật Xử lý vi phạm hành chính 2012 (sửa đổi 2020), cùng các văn bản hướng dẫn thi hành như Nghị định 82/2020/NĐ-CP và Thông tư 05/2025/TT-BTP của Bộ Tư pháp. Thông tư này có hiệu lực từ ngày 01/7/2025, tạo hành lang pháp lý mới cho công tác thanh tra và kiểm tra hoạt động công chứng ở cấp địa phương.

3. Thực trạng xử lý vi phạm hành chính tại TP. Hồ Chí Minh

3.1. Kết quả chung

Trong giai đoạn 2024–2025, Sở Tư pháp TP. Hồ Chí Minh đã triển khai nhiều đợt thanh tra, kiểm tra các văn phòng công chứng, đồng thời công bố các báo cáo công tác tư pháp thường niên. Theo thống kê của Bộ Tư pháp, tính đến tháng 12/2024, có 42 trường hợp công chứng viên trên cả nước bị xử phạt VPHC, trong đó TP. Hồ Chí Minh chiếm tỷ lệ đáng kể. Một số vụ điển hình đã được xử lý nghiêm, như Văn phòng công chứng Dương Thái Hoàng bị xử phạt 145 triệu đồng theo kết luận thanh tra năm 2023.

3.2. Những hạn chế nổi bật

• Một số hành vi vi phạm tái diễn, đặc biệt là công chứng ngoài trụ sở, không kiểm tra đủ hồ sơ, hoặc thu phí không đúng quy định.
• Hệ thống cơ sở dữ liệu giữa các ngành (tư pháp, thuế, đất đai, hộ tịch) chưa liên thông, gây khó khăn cho việc xác minh thông tin.
• Năng lực và đạo đức nghề nghiệp của công chứng viên chưa đồng đều; công tác đào tạo, kiểm định chất lượng chưa được tổ chức định kỳ.

4. Nguyên nhân của những tồn tại

4.1. Hạn chế về pháp lý và chế tài

Một số quy định tại nghị định và thông tư còn thiếu tính bao quát, chưa phản ánh đầy đủ các hành vi vi phạm mới phát sinh. Biện pháp xử lý nghiêm khắc (như tước thẻ hành nghề hoặc đình chỉ dài hạn) ít được áp dụng đồng bộ. Luật Công chứng 2024 đã có bước điều chỉnh, quy định việc miễn nhiệm công chứng viên nếu bị kỷ luật hai lần trong cùng năm, song cần hướng dẫn chi tiết để áp dụng thống nhất.

4.2. Thiếu cơ sở dữ liệu và công cụ kỹ thuật

Việc thiếu cơ sở dữ liệu điện tử dùng chung khiến việc xác minh nguồn gốc tài sản, nhân thân và quyền sử dụng đất gặp khó khăn. Nhiều văn phòng vẫn phải dựa vào hồ sơ giấy do người dân cung cấp, làm tăng rủi ro sai sót hoặc gian lận.

4.3. Năng lực quản lý và đào tạo

Công tác thanh tra, kiểm tra tuy được chú trọng nhưng còn thiếu nguồn lực và công cụ kỹ thuật. Chương trình bồi dưỡng nghiệp vụ chưa gắn chặt với tình huống thực tế, dẫn đến khoảng cách giữa quy định pháp luật và năng lực hành nghề của đội ngũ công chứng viên.

5. Đề xuất giải pháp hoàn thiện

5.1. Hoàn thiện pháp luật và cơ chế chế tài

• Rà soát, sửa đổi các nghị định hướng dẫn để bổ sung hành vi vi phạm mới; quy định rõ trách nhiệm của tổ chức hành nghề khi để xảy ra vi phạm nghiêm trọng.
• Tăng thẩm quyền xử phạt cho cơ quan thanh tra tư pháp cấp tỉnh; công khai quyết định xử lý để nâng cao tính minh bạch.

5.2. Tăng cường thanh tra và minh bạch thông tin

• Triển khai thanh tra định kỳ kết hợp kiểm tra chuyên đề tại các đơn vị có rủi ro cao.
• Công bố công khai kết luận thanh tra trên cổng thông tin Sở Tư pháp nhằm phát huy giám sát xã hội.

5.3. Ứng dụng công nghệ và xây dựng dữ liệu liên thông

• Phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu công chứng điện tử kết nối với đất đai, thuế và hộ tịch.
• Áp dụng định danh số, chữ ký số và lưu trữ chứng cứ điện tử nhằm đảm bảo tính xác thực của giao dịch.

5.4. Nâng cao năng lực và đạo đức nghề nghiệp

• Xây dựng chương trình kiểm định chất lượng công chứng viên định kỳ 3 năm/lần.
• Đẩy mạnh đào tạo kỹ năng xác minh hồ sơ, phòng ngừa rủi ro và xử lý tình huống pháp lý phức tạp.

6. Kết luận

Công tác xử lý VPHC trong lĩnh vực công chứng tại TP. Hồ Chí Minh đã có bước tiến tích cực nhưng vẫn còn nhiều thách thức trong bảo đảm tính minh bạch và hiệu quả thực thi. Để đạt được mục tiêu lâu dài, cần sự phối hợp đồng bộ giữa hoàn thiện pháp luật, đổi mới quản lý, ứng dụng công nghệ và nâng cao chất lượng đội ngũ hành nghề. Khi có dữ liệu thống kê chi tiết hơn từ Sở Tư pháp và Bộ Tư pháp, việc đánh giá định lượng tác động của các giải pháp này sẽ là hướng nghiên cứu tiếp theo.